5 aandachtspunten bij de inrichting van digitale werkplekken
Een digitale werkplek moet absoluut veilig zijn. Dat is bijna niet haalbaar als de medewerkers naar eigen inzicht gebruikmaken van applicaties en apparaten. Speciale oplossingen nemen dit risico op ‘shadow IT’ weg. Waar moet u verder op letten bij het inrichten en implementeren van een digitale werkplek? En welke rol speelt de cloud daarin?
De afgelopen tijd is de manier waarop we werken ingrijpend veranderd. Veel bedrijven hebben de voordelen van thuiswerken ontdekt. Misschien zijn sommige van uw klanten zelfs al een stap verder gegaan door een zogeheten ‘remote-first strategie’ te omarmen. Daarbij is op afstand werken de standaard, en wordt er slechts bij uitzondering gezamenlijk gewerkt op kantoor. Een logische strategie: medewerkers zijn aantoonbaar productiever, hebben minder reistijd en hun werk-privébalans wordt beter. Ook vergroot dit de aantrekkingskracht op nieuw talent.
IT moet meeveranderen
De IT-voorzieningen moeten remote-first faciliteren, maar dat is lang niet altijd het geval. Werkplekken zijn nog veelal ingericht op een 9-tot-5-cultuur waarbij de meeste werknemers op de zaak werken. In zo’n omgeving is het dan ook weinig verrassend dat werknemers zelf IT-middelen uitkiezen om ook vanuit huis productief te zijn. Bijvoorbeeld privé-apparaten, clouddiensten en -applicaties die voor hen vertrouwd zijn, maar eigenlijk niet geschikt zijn voor zakelijke omgevingen.
Deze situatie is een vruchtbare voedingsbodem voor chaos. Bestanden kunnen zoekraken en applicaties zijn wellicht onbereikbaar. Ook datalekken zijn een reëel risico. En hoogstwaarschijnlijk kunnen de medewerkers zelfs met hun eigen kunstgrepen niet optimaal productief zijn. Kortom, de veiligheid, productiviteit, continuïteit en zelfs het imago van uw klant lijden hieronder.
Hoe voorkomt u deze narigheid? Door uw klant te voorzien van digitale, centraal te beheren werkplekken. Werkplekken die bovendien uitblinken op het gebied van veiligheid en gebruiksgemak. Bij het selecteren van de juiste oplossing en het inrichten van de werkplek moet u in ieder geval rekening houden met deze vijf aandachtspunten:
1. Toegankelijkheid van applicaties en data
Kunnen alle mobiele werknemers probleemloos bij alle applicaties die ze nodig hebben voor hun taken? Voor cloudgebaseerde software is dat meestal geen probleem, maar bij bedrijfsspecifieke applicaties is dat een ander verhaal. Sommige applicaties zijn bijvoorbeeld afhankelijk van de verbinding met een on-premises bedrijfsserver. Ook veel .NET- en Java-applicaties hebben voor een goede werking toegang tot het bedrijfsnetwerk nodig.
Niet alleen de applicaties, maar ook de data moeten overal toegankelijk zijn. Voor de medewerkers die bij hun documenten moeten kunnen, én voor de applicaties die toegang tot data nodig hebben om goed te werken. Het is belangrijk dat deze datatoegang veilig en centraal geregeld is.
Dit realiseert u bijvoorbeeld met de oplossing VMware Workspace ONE. In dit platform komen applicatiemanagement, toegangsbeheer en multiplatform endpointmanagement samen. VMware Workspace ONE zorgt daarmee voor een geïntegreerde digitale werkplek, op ieder apparaat. De oplossing biedt ook een applicatieportal die medewerkers toegang geeft tot alle benodigde applicaties en documenten. Van moderne cloudapps tot legacy bedrijfsapplicaties. Gebruikers kunnen daarbij eenvoudig van device wisselen en verder werken.
2. Veilig én gebruiksvriendelijk
Remote-first betekent dat de meeste werknemers zich niet meer binnen de firewall bevinden. Dit maakt goede inlog- en aanmeldprocedures extra belangrijk. Uw klant moet zeker weten dat gebruikers die toegang willen tot IT-voorzieningen ook daadwerkelijk zijn wie ze claimen te zijn.
Die veiligheidsmaatregelen moeten tegelijkertijd zo min mogelijk hinder opleveren voor de werknemers. Authenticatie via single sign-on sluit hier uitstekend bij aan. Hiermee hoeft een gebruiker slechts één keer in te loggen om toegang te krijgen tot al zijn applicaties en bestanden.
Een essentieel onderdeel van een adequate beveiliging is multifactorauthenticatie (MFA). Inloggen met alleen een wachtwoord volstaat niet meer. Bij MFA moet de gebruiker altijd een tweede inlogmiddel overleggen. Dat kan bijvoorbeeld een code zijn die naar een smartphone wordt verstuurd.
Verder moet de IT-beheerder eisen kunnen stellen aan de applicaties en apparaten die toegang vragen tot bedrijfsgegevens. Denk hierbij aan het afdwingen van veilige instellingen of de eis dat het device voldoet aan de gestelde eisen op het gebied van compliance.
Alle genoemde punten komen terug in het toegangsbeheer van VMware Workspace ONE. Daarnaast kan deze oplossing al het dataverkeer versleutelen. Indien gewenst wordt iedere applicatie voorzien van een eigen VPN-verbinding met de bedrijfsdata. Hierdoor is het niet mogelijk voor cybercriminelen om deze te onderscheppen.
3. Solide beheer
Werknemers maken gebruik van allerlei apparaten om hun werk zo goed mogelijk te doen op verschillende plekken en onder uiteenlopende omstandigheden. Soms is een laptop de beste keuze, maar dat kan ook zomaar een tablet of smartphone zijn. En dan gaat het niet altijd om devices ‘van de zaak’.
Deze gemengde omgeving vraagt om een goed beheer van alle apparaten. Niet alleen moeten ze allemaal probleemloos werken, maar de diversiteit aan devices brengt ook securityrisico’s met zich mee die beperkt moeten worden. Het is bijvoorbeeld cruciaal dat de IT-beheerder van uw klant (of uzelf) de apparaten op afstand kan voorzien van patches en updates. Zo worden bekende kwetsbaarheden in de software gedicht en krijgen kwaadwillenden geen kans om er misbruik van te maken.
Gebruiken werknemers privéapparaten voor hun werk? Zorg er dan voor dat beheerders de zakelijke data op het device kunnen isoleren. Hiermee verkleint u het risico dat deze gegevens onbedoeld naar buiten lekken.
Ook qua (cloud)beheermogelijkheden voor gemengde omgevingen voldoet VMware Workspace ONE aan alle eisen. Bovendien kan deze oplossing overweg met alle populaire besturingssystemen: van Mac OS, iOS en Windows tot Android, Chrome OS en Linux.
4. Communicatie en samenwerking
Efficiënte samenwerking en goede onderlinge communicatie zijn voor elke organisatie belangrijk, ook als remote-first het uitgangspunt is. Wanneer het overgrote deel van de werknemers vanuit huis werkt, kunnen deze zaken ondersneeuwen.
Er zijn gelukkig steeds meer tools beschikbaar waarmee werknemers samen kunnen werken aan bestanden. Sommige daarvan kosten niks en zijn zeer eenvoudig te gebruiken. Zoals eerder opgemerkt schuilt hier wel een risico in. Als gebruikers naar eigen inzicht hun favoriete tools gebruiken, ontstaan onoverzichtelijke en zelfs onveilige situaties. De IT-verantwoordelijke moet exact weten welke cloudoplossingen in gebruik zijn. Anders verliest hij of zij de grip op het dataverkeer en groeit de kans op een cyberincident.
Als IT-partner kunt u de regie pakken om de samenwerking en communicatie bij uw klant naar een hoger niveau te tillen. VMware Workspace ONE helpt u hierbij. Zo zorgt u er met de applicatieportal voor dat de juiste applicaties eenvoudig beschikbaar zijn. Daarmee gaat u een wildgroei aan tooling tegen.
VMware Workspace ONE biedt ook verschillende mogelijkheden om de communicatie te verbeteren. De oplossing voorziet bijvoorbeeld in een intranetomgeving voor het centraal publiceren van informatie. Ook kunnen werknemers via in-app pushnotificaties snel op de hoogte worden gesteld van urgente zaken of updates over nieuwe mogelijkheden en policywijzigingen.
5. Support op afstand
Als werknemers massaal thuiswerken, moeten zij wel enigszins zelfredzaam zijn zodat IT niet bij alle technische problemen in actie hoeft te komen. Tegelijkertijd moet het mogelijk zijn om bij complexere problemen de juiste ondersteuning te bieden. De IT-voorzieningen moeten dus effectieve hulp op afstand faciliteren, maar ook de zelfredzaamheid stimuleren.
Met VMware Workspace ONE kunt u als partner beide aspecten afdekken. Via veelgestelde vragen, een digitale assistent en een chatbot helpt u werknemers snel en zonder menselijke tussenkomt bij veelvoorkomende problemen. Heeft iemand een complexere vraag? Dan biedt de oplossing diverse functionaliteiten om te achterhalen wat er mis is en het probleem op te lossen. VMware Workspace ONE geeft onder meer inzicht in de geïnstalleerde updates, de configuratie en andere informatie die nodig is voor de diagnose. Met tooling voor bijvoorbeeld bewerking van het systeemregister en schermdeling, een bestandsbeheerder en een terminal kan het probleem daarna op afstand worden verholpen.
Meer weten?
Wilt u meer informatie over de technologie van VMware en de voordelen voor uw klanten in de transitie naar remote-first? Lees er meer over in deze whitepaper of op onze Modern Workspace-website.
